Wat is Fireflies? AI-notulen van je meetings

Fireflies (ook wel Fireflies.ai) is een AI-notulist: een dienst die als bot in je online vergadering meeluistert, het gesprek uitschrijft en er een samenvatting met actiepunten van maakt. Je leest het gesprek achteraf terug als tekst, doorzoekt het en stelt er vragen over, zonder dat je zelf hoeft mee te schrijven.

Op deze pagina lees je wat Fireflies doet, wat het kost, hoe goed het met Nederlands overweg kan en wat je moet weten over privacy voordat je het bij een gesprek met anderen aanzet.

Wat kun je met Fireflies?

Het uitgangspunt is eenvoudig. Je koppelt je agenda, en Fireflies stuurt een deelnemer met de naam van de notulist naar je geplande Zoom-, Microsoft Teams- of Google Meet-gesprek. Na afloop krijg je een transcript met sprekers, een samenvatting en een lijst met actiepunten. Volgens de helpdesk van Fireflies kun je de bot ook handmatig aan een lopende meeting toevoegen, en voor Google Meet is er een Chrome-extensie waarbij geen bot meedoet.

Wat je daarna met zo'n opname kunt doen:

• Zoeken in oude gesprekken. Je zoekt op een woord of onderwerp en springt naar het moment in het gesprek waar het viel. Handig om terug te vinden wat een klant drie weken geleden precies afsprak.
• Vragen stellen aan je meetings. Fireflies heeft een ingebouwde assistent (AskFred) waarmee je vragen stelt over één gesprek of over meerdere.
• Actiepunten en samenvattingen delen. Je stuurt de notulen door of laat ze in een andere tool landen via koppelingen met onder meer CRM-systemen en Zapier.
• Audiobestanden uploaden. Je kunt ook een opname die je zelf hebt gemaakt laten uitschrijven. Dat is ook een manier om een gesprek op locatie vast te leggen, bijvoorbeeld met de mobiele app.

Met video-opname erbij heb je een Business-abonnement of hoger nodig.

Is Fireflies gratis? Wat kost het?

Er is een gratis versie. Die schrijft onbeperkt uit, maar de opslag is klein en je hebt een beperkt aantal AI-credits, waarmee je de slimmere functies betaalt. Prijzen per gebruiker per maand, in dollars, volgens de prijspagina van Fireflies op het moment van schrijven:

Het Enterprise-plan voegt onder meer privéopslag toe en loopt via contact met de verkoopafdeling. De getoonde bedragen zijn exclusief eventuele btw. Let op de AI-credits: ze bepalen hoe vaak je de slimme functies kunt gebruiken, en extra credits koop je los bij. Wie veel vergadert, kan dus meer kwijt zijn dan de plannaam doet vermoeden. Prijzen kunnen veranderen, check de actuele prijs op fireflies.ai/pricing.

Fireflies in het Nederlands

Nederlands staat op de lijst met ondersteunde talen. Fireflies noemt zelf meer dan honderd talen en varianten voor transcriptie en samenvattingen, waaronder Nederlands (nl) en Vlaams (nl-BE). Je stelt de taal in je instellingen in. Er is ook een Multi-Language Mode die meerdere talen in één gesprek herkent en Nederlands meeneemt, maar die staat als bètafunctie aangemerkt.

Hoe goed het resultaat is, kunnen we niet voor je beoordelen zonder eigen meetingtests, en we vonden geen onafhankelijke meting die Fireflies' Nederlandse nauwkeurigheid vastlegt. Reken er in elk geval op dat namen, vaktermen en mensen die door elkaar praten of een sterk dialect hebben, fouten opleveren. Bij Engels, waar de tool oorspronkelijk voor is gebouwd, zijn de verwachtingen van de makers het hoogst. Test het daarom eerst met een gewone vergadering van jouw team en lees het transcript door voordat je er afspraken op baseert. Welke tools in het Nederlands goed presteren vergelijken we in onze gids over Nederlandse audio transcriberen met AI.

Privacy en AVG: mag je Fireflies zomaar in een gesprek zetten?

Dit is het deel dat we iedereen aanraden te lezen voordat hij een notulist aanzet. Een bot die meeluistert verwerkt de stem en de woorden van iedereen die meedoet, ook van mensen die zelf geen account hebben.

Toestemming en informeren. In Nederland ben je gehouden de deelnemers te informeren dat een gesprek wordt opgenomen en verwerkt, en afhankelijk van de situatie kan toestemming of een andere grondslag nodig zijn. Dat is jouw verantwoordelijkheid als organisator, niet die van Fireflies. Zeg het aan het begin van het gesprek, zet het in de uitnodiging en stop de opname als iemand bezwaar maakt. Fireflies verschijnt wel als herkenbare deelnemer in de lijst, maar dat is geen vervanging voor het zelf melden. Het algemene kader leggen we uit in AI en de AVG.

Waar staat je data? Volgens de helpdesk van Fireflies staan gegevens standaard in de Amerikaanse cloud (AWS en Google Cloud). Alleen op het Enterprise-plan kun je privéopslag instellen, onder meer in de EU. Fireflies zegt er zelf bij dat de data dan in de EU wordt opgeslagen maar in de VS wordt verwerkt. Voor een organisatie met strenge eisen aan dataverwerking binnen de EU is dat belangrijk om te weten.

Certificeringen en training. Fireflies zegt SOC 2 Type 2, AVG (GDPR), HIPAA en FERPA na te leven en data te versleutelen. Ook zegt het bedrijf dat zijn leveranciers, zoals OpenAI, de gegevens niet bewaren of er modellen mee trainen. Dat zijn beweringen van het bedrijf zelf. Lees voor een zakelijke uitrol de verwerkersovereenkomst en het privacybeleid, en laat je functionaris gegevensbescherming meekijken.

Wil je voorkomen dat een bot in beeld is? Dan kun je kiezen voor een tool die zonder bot opneemt, zie hieronder bij alternatieven.

Zo begin je met Fireflies

1. Maak een gratis account op fireflies.ai, bijvoorbeeld met je Google- of Microsoft-account.
2. Koppel je agenda. Daarmee weet Fireflies welke gesprekken er zijn en welke links erbij horen.
3. Kies in de instellingen welke gesprekken de notulist automatisch moet joinen. Begin met alleen die gesprekken die jij organiseert, zodat de bot niet ongevraagd overal binnenstapt.
4. Stel de taal in, bijvoorbeeld Nederlands.
5. Meld aan de deelnemers dat je een AI-notulist gebruikt. Zet het ook in de uitnodiging.
6. Neem het gesprek op, lees het transcript en de samenvatting na en pas aan waar het niet klopt.

Voor- en nadelen

Voordelen

• Je hebt een doorzoekbaar archief van je gesprekken en hoeft niet zelf te notuleren.
• De gratis versie is genoeg om te proberen of het bij je werk past.
• Veel koppelingen, onder meer met CRM-systemen en Zapier, werken ook op de lagere plannen.
• Er is een mobiele app en voor Google Meet een extensie zonder bot.

Nadelen

• Een zichtbare bot in een gesprek kan voor klanten of gasten ongemakkelijk zijn, en je moet iedereen informeren.
• Gegevens staan standaard in de VS en EU-opslag is er alleen op Enterprise, met verwerking in de VS.
• De AI-credits maken de werkelijke kosten lastiger te voorspellen dan de prijs per gebruiker doet vermoeden.
• Nederlands wordt ondersteund, maar de kwaliteit moet je zelf testen.

Alternatieven voor Fireflies

• Otter.ai is een bekende concurrent. Taal en prijs lees je op onze pagina over Otter.
• Granola neemt zonder bot in het gesprek op. Dat lost het bezwaar van de zichtbare notulist op.
• tl;dv is een andere meetingrecorder met samenvattingen.
• Microsoft Copilot kan in Teams gesprekken samenvatten als je al een zakelijk Microsoft-abonnement hebt, zodat je geen aparte partij nodig hebt.

Een overzicht van de mogelijkheden per platform lees je in automatisch notuleren in Teams en Zoom met AI.

Veelgestelde vragen

Is Fireflies gratis?

Er is een gratis plan met onbeperkte transcriptie, 400 minuten opslag per team en 20 AI-credits. Voor meer opslag, video-opname en extra functies heb je een betaald plan nodig, vanaf $10 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling.

Is Fireflies veilig?

Fireflies noemt zichzelf SOC 2 Type 2- en AVG-compliant en zegt dat data versleuteld wordt. Standaard staat je data wel in de VS. Of het veilig genoeg is hangt af van wat er in je gesprekken wordt gezegd en wat je organisatie toestaat. Lees onze uitleg over AI en de AVG.

Werkt Fireflies in het Nederlands?

Ja, Nederlands en Vlaams staan op de lijst met ondersteunde talen. Test de kwaliteit zelf met een gesprek uit jouw praktijk voordat je erop vertrouwt.

Heb je een Fireflies-app?

Ja, er is een mobiele app voor iOS en Android waarmee je ook zonder bot kunt opnemen, en een Chrome-extensie voor Google Meet.

Moet ik deelnemers vertellen dat Fireflies meeluistert?

In Nederland moet je deelnemers informeren dat het gesprek wordt opgenomen en verwerkt. Meld het dus vooraf, bijvoorbeeld in de uitnodiging. Zie AI en de AVG voor meer.

Bronnen

• Fireflies: prijzen
• Fireflies: ondersteunde talen
• Fireflies: data storage and transfer
• Fireflies: hoe de bot meetings joint en opneemt
• Fireflies: Fireflies toevoegen aan een lopende meeting
• Fireflies: Multi-Language Mode (beta)