AI e-mail schrijven: Nederlandse prompts en tools

AI e-mail schrijven werkt het best als je de AI geeft wat een collega ook zou willen weten: voor wie de mail is, wat je wilt bereiken en in welke toon. Dat kan in een chatbot als ChatGPT of Claude, maar ook in je mailprogramma zelf: Gmail, Outlook en de Apple-apps hebben allemaal een schrijfhulp ingebouwd. Hieronder staan zes prompts in het Nederlands die je kunt kopiëren, uitleg over u of je, een vergelijking van de tools, wat ze kosten en wat je beter niet in een prompt zet.

Zo geef je een AI genoeg context voor een goede mail

Een AI die alleen "schrijf een opvolgmail" te horen krijgt, levert een mail die op duizend andere lijkt. Vijf gegevens maken het verschil:

1. Wie is de ontvanger? Functie, relatie en wat die al weet ("een inkoper die vorige week een offerte kreeg").
2. Wat wil je bereiken? Eén doel per mail: een antwoord, een betaling, een afspraak.
3. Welke feiten horen erin? Bedragen, data, referentienummers. Zet ze er zelf bij, anders verzint de AI iets.
4. Welke toon? Zakelijk, warm, kort, streng maar beleefd.
5. Hoe lang? "Maximaal 100 woorden" voorkomt een romanbrief.

Google zegt het in zijn eigen hulppagina ongeveer net zo: noem de ontvanger, het onderwerp en de gewenste actie, geef een toon aan en verwijs naar een specifieke mail of een specifiek bestand voor de juiste details. Meer over het opbouwen van prompts staat in onze gids met 50 ChatGPT-prompts.

U of je: zeg het erbij

Nederlandse AI-modellen kiezen soms de verkeerde aanspreekvorm of wisselen halverwege. Schrijf het daarom in de prompt: "Gebruik 'u'" of "Gebruik 'je', informeel maar netjes". Heb je eerder een mail naar dezelfde persoon gestuurd, plak die dan erbij met de opmerking "schrijf in deze stijl". Een goed voorbeeld doet vaak meer dan een lange beschrijving van de toon.

Zes Nederlandse prompts om te kopiëren

Vervang alles tussen vierkante haken. Plak geen volledige klantgegevens in een gewone consumentenchat (zie het privacy-deel hieronder).

1. Opvolgmail na een gesprek of vergadering

Schrijf een korte opvolgmail aan [voornaam], [functie bij bedrijf]. We spraken [dag] over [onderwerp]. Vat in twee zinnen samen wat we afspraken: [afspraken]. Eindig met één concrete vraag: [vraag]. Gebruik 'je', zakelijk en vriendelijk, maximaal 90 woorden.

2. Offerte opvolgen zonder te dringen

Er ging [aantal] dagen geleden een offerte voor [dienst/product] naar [naam]. Er is nog geen reactie. Schrijf een opvolgmail die niet pusherig klinkt. Bied aan om vragen te beantwoorden en noem dat de offerte tot [datum] geldt. Gebruik 'u'. Maximaal 100 woorden. Geef twee varianten met een andere onderwerpregel.

3. Een klacht beantwoorden

Hieronder staat een klacht van een klant. Schrijf een antwoord dat de klacht erkent, zonder schuld toe te geven die we niet kunnen onderbouwen, en dat eindigt met een concrete oplossing: [oplossing]. Noem een termijn: [termijn]. Toon: rustig en respectvol, 'u'. Maximaal 150 woorden. Verzin geen feiten: ontbreekt er informatie, stel me dan eerst een vraag.

Klacht: [plak de klacht, zonder naam en adres]

4. Beleefd nee zeggen

Schrijf een mail waarin we nee zeggen op [verzoek: bijvoorbeeld een extra opdracht, een korting, een uitnodiging]. Reden: [reden, kort]. Houd de relatie goed: bedank voor het vertrouwen en bied als alternatief [alternatief] aan. Duidelijk over het nee, geen lange excuses. 'Je'-vorm, maximaal 80 woorden.

5. Herinnering voor een openstaande betaling

Schrijf een betalingsherinnering voor factuur [nummer] van [bedrag], vervaldatum [datum]. Dit is de [eerste/tweede] herinnering. Toon: [vriendelijk / streng maar beleefd]. Vraag om betaling vóór [datum] en noem dat ze kunnen reageren als er iets niet klopt. Gebruik 'u'. Maximaal 80 woorden. Verzin geen wettelijke termijnen of kosten.

Laat bedragen en wettelijke termijnen altijd zelf controleren. Een AI hoort daar niets aan toe te voegen.

6. Sollicitatiemail

Schrijf een korte sollicitatiemail voor de functie [functie] bij [bedrijf]. Relevante ervaring van de kandidaat: [drie punten]. Reden voor dit bedrijf: [reden]. De mail begint met de reden van het schrijven, zonder 'hierbij solliciteer ik' als openingszin. Verwijs naar de bijlagen (cv en motivatiebrief). 'U'-vorm, maximaal 150 woorden. Geen overdreven superlatieven.

Een volledige motivatiebrief of cv? Daarvoor hebben we een aparte gids over AI cv en sollicitatiebrief.

Bijsturen na het eerste concept

Het eerste antwoord is een concept. Vraag door met korte opdrachten: "korter", "begin met de vraag", "minder formeel", "haal de excuses weg", "maak er een versie van met 'je'". Wil je een bestaande tekst van jezelf opknappen? Dan is onze gids over tekst herschrijven met AI een betere start.

Welke tool kies je? De ingebouwde schrijfhulpen vergeleken

Je hoeft niet per se naar een chatbot. De drie grote mailomgevingen hebben eigen schrijfhulp. Wat het kost en hoe goed het Nederlands gaat, verschilt flink.

Prijzen kunnen veranderen, check de actuele prijs op one.google.com, chatgpt.com/pricing en claude.com/pricing. De dollarbedragen komen van de Amerikaanse pagina's, euro's en btw kunnen anders uitpakken. Een overzicht van de plannen vind je op onze pagina's over de prijs van ChatGPT, de prijs van Claude en de prijs van Gemini.

Gemini in Gmail

Je opent "Help me write" in Gmail op je computer via Opstellen: typ een opdracht in de balk onderaan en klik op Create (de knoppen heten in een Engelstalige Gmail zo). Daarna kun je bijsturen met een nieuwe instructie of met de knoppen Formalize, Friendly en Shorten. Google schrijft dat de functie ook je andere mails en Drive-bestanden kan gebruiken voor details, en bij Sources zie je welke. Wat dat in Nederland concreet betekent, lees je in onze uitleg over Gemini in Gmail en Docs. Voor een Nederlandse mail is het zijpaneel van Gemini de veiligere route, omdat Dutch daar wel op de lijst staat.

Copilot in Outlook

In het nieuwe Outlook kies je bij Nieuwe e-mail het Copilot-pictogram in de werkbalk en daarna "Draft with Copilot". Je typt een opdracht, klikt op Generate en past de toon of lengte aan. Selecteer je een stuk tekst in een mail, dan kun je alleen dat stuk laten herschrijven. Microsoft meldt dat Draft with Copilot in het nieuwe Outlook en op het web geen berichten in platte tekst ondersteunt: schakel dan over op HTML. Meer over licenties lees je bij Copilot in Word, Excel en Outlook.

Schrijfhulp van Apple

Op een compatibele iPhone, iPad of Mac kun je tekst selecteren en Writing Tools gebruiken om te herschrijven, proef te lezen of samen te vatten, met de tonen Friendly, Professional en Concise. Apple noemt Nederlands op de lijst voor Apple Intelligence met iOS 27, iPadOS 27 en macOS 27. Welke functies in de EU beschikbaar zijn, hangt af van de update; onze pagina over Apple Intelligence in Nederland houdt dat bij.

Privacy en AVG: wat zet je wel en niet in een prompt?

Een mail bevat vaak persoonsgegevens: namen, adressen, bedragen, soms klachten over een persoon. Zodra je die in een AI plakt, verwerkt een externe partij ze. Een paar regels:

• Houd gegevens zo algemeen mogelijk. Schrijf "de klant" en "factuur [nummer]" in plaats van volledige naam, adres en IBAN, en vul die zelf in bij het verzenden.
• Let op het type account. OpenAI schrijft dat het modellen standaard niet traint op zakelijke gegevens uit ChatGPT Business, Enterprise en de API, en dat het voor Business en Enterprise een verwerkersovereenkomst (DPA) tekent voor de AVG. Voor Free, Go, Plus en Pro staat op de prijspagina dat je kunt kiezen om je inhoud niet voor training te laten gebruiken. Hoe dat werkt, staat in onze uitleg over ChatGPT en privacy.
• Claude: voor Free, Pro en Max hangt het gebruik van je chats voor training af van een instelling in je privacyinstellingen, volgens Anthropic. Voor Team en Enterprise wordt er standaard niet op getraind.
• Gmail en Outlook: Google schrijft dat Workspace klantgegevens niet voor het trainen van modellen gebruikt zonder voorafgaande toestemming. Microsoft schrijft dat prompts, antwoorden en gegevens uit Microsoft Graph niet worden gebruikt om basismodellen te trainen, en dat Copilot voor EU-gebruikers binnen de EU Data Boundary valt. Voor Claude-modellen als onderaannemer in Copilot maakt Microsoft daarop een uitzondering.
• Bijzondere gegevens (gezondheid, strafrecht, BSN) horen niet in een gewone AI-chat, ook niet in een betaald plan, zonder dat je organisatie dat heeft beoordeeld.

Wat de AVG precies vraagt, lees je in ons artikel AI en de AVG en in de gids ChatGPT op het werk. Heeft je werkgever een AI-beleid, houd je daar dan aan.

Controleer elke mail voordat je op verzenden klikt

Microsoft zegt het zelf in de documentatie van Copilot: antwoorden zijn niet gegarandeerd feitelijk juist, en gebruikers moeten de output controleren voordat ze die versturen. Loop daarom altijd deze lijst af:

• Feiten: kloppen bedragen, data, namen en referenties met je bron?
• Beloftes: staat er niets in wat je niet kunt waarmaken ("we leveren morgen")?
• Aanspreekvorm: consequent u of je, ook in de afsluiting?
• Toon: zou jij dit zo tegen deze persoon zeggen? Een te gladde, te vriendelijke mail valt op.
• Taalfouten: Nederlandse AI-teksten bevatten soms rare woordkeuzes of vertaalde zinnen.
• Gevoelige details: staat er niets in wat de ontvanger niet hoort te zien?

Een goede werkwijze: laat de AI het concept maken, haal zelf de generieke zinnen eruit, voeg een persoonlijk detail toe en lees het hardop voor.

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT e-mails schrijven in het Nederlands?

Ja. ChatGPT schrijft Nederlandse e-mails zonder aparte instelling, zolang je in het Nederlands vraagt. Geef de aanspreekvorm (u of je), het doel en de toon mee, en controleer de tekst op woordkeuze. De gratis versie is genoeg om te beginnen, al gelden er beperkingen. Zie onze pagina over ChatGPT.

Is er een gratis AI om e-mails te schrijven?

Ja. ChatGPT heeft een gratis versie met beperkingen, Claude ook, en Apples schrijfhulp zit op compatibele apparaten in het systeem. Voor "Help me write" in Gmail heb je volgens Google een geschikt Workspace- of Google AI-abonnement nodig, of een persoonlijk account in de VS. Check de actuele voorwaarden op de officiële pagina's.

Mag ik klantgegevens in een AI plakken?

Beter van niet, tenzij je organisatie een zakelijk plan met afspraken heeft en dit heeft beoordeeld. Maak gegevens anoniem en vul namen en bedragen zelf in. Bij zakelijke plannen zeggen OpenAI, Anthropic, Google en Microsoft dat ze standaard niet op je gegevens trainen, maar de AVG vraagt meer dan dat. Zie AI en de AVG.

Werkt "Help me write" in Gmail in het Nederlands?

Volgens Googles taallijst staat Nederlands niet bij "Help me write". Het Gemini-zijpaneel in Gmail ondersteunt Nederlands wel. Typ daar je opdracht in het Nederlands en plak het resultaat in je mail. Meer in onze uitleg over Gemini in Gmail.

Hoe voorkom ik dat een mail als AI klinkt?

Geef een voorbeeld van je eigen stijl mee, vraag om korte zinnen en schrap clichés ("hierbij", "hopelijk bereikt deze mail u goed"). Voeg zelf één concreet detail toe dat alleen jij weet, en lees de mail hardop. Klinkt iets niet zoals jij praat, herschrijf het dan.

Bronnen

• Draft an email message with Copilot in Outlook (Microsoft Support)
• Draft and refine emails with Help me write (Gmail Help)
• Supported languages for Google Workspace with Gemini (Google Help)
• Gemini in Gmail (Gmail Help, Nederlands)
• Generative AI in Google Workspace privacy hub (Google)
• Use Writing Tools on Mac (Apple Support)
• Apple Intelligence: ondersteunde talen en vereisten (Apple Support)
• Data, privacy and security for Microsoft Copilot (Microsoft Learn)
• ChatGPT-prijzen (OpenAI)
• Enterprise privacy at OpenAI
• Is my data used for model training? (Anthropic)
• Claude-prijzen (Anthropic)
• Google AI-abonnementen (Google)